Кои са признаците, че фирмата ви е готова за внедряване на ERP система
Средните фирми са сред най-бързо развиващите се компании. Според класификатора на Европейския съюз те имат между 50 и 250 служители и/или между 10 и 50 млн. евро оборот. Разрастването им ги изправя пред много предизвикателства като разработване на нови пазари, вътрешни и външни, справяне с конкуренцията, възприемане на нови бизнес модели и др.
Това изисква те да променят или усъвършенстват своите управленски и счетоводни системи.
Така средните компании все повече откриват, че една система за планиране на ресурсите (ERP) е необходима за посрещането на много от тези сложни предизвикателства. Изследване на Gartner определя, че близо 30% от анкетираните средни фирми планират да внедрят ERP софтуер в рамките на следващите три години, а други 20% от тях планират да внедрят ERP в рамките на 3 до 5 години.
Анализаторите съветват компаниите да избират мъдро ERP решението, тъй като не всяко предлага пълната функционалност и сигурност. Ако то не отговори на нуждите в момента или по-вероятно на развитието ви в бъдеще, ще трябва да преминете отново през болезнен процес на внедряване на друго решение.
Най-напред всяка компания трябва да прецени дали наистина се нуждае от ERP решение. Готовността може да се определи чрез няколко основни параметъра.
I. компанията има бърз растеж
Това означава, че транзакциите стават все повече и повече, което кара старата ви счетоводна система да се задъхва, а анализирането на електронните таблици с данни може да отнеме седмици или пък да включва много служители. Но това не е всичко – забавянето в разчитането на данните може да стане причина за бавна реакция на пазарните нужди, на искания от настоящи клиенти и на интереса на нови, както и за вземането на точни бизнес решения от страна на мениджмънта. Това ясно подсказва, че се нуждаете от по-сложни системи.
II. Наличната система/и не се справя
Старото ви счетоводство и другите системи не могат да се справят с нарасналите обеми данни и сложните взаимоотношения. Това налага кърпенето им, което забава развитието, увеличава времетраенето на един цикъл, както и грешките. Ръчното боравене с ордери, фактури, електронни таблици и т.н. също води до повече разходи за персонал.
III. Затруднена отчетност и съответствие с регулациите
Вашата фирма трябва периодично да предава отчети. Около определените за това дати настава истинска лудница. Освен за стрес, това е предпоставка и за много грешки. Назначаването на повече счетоводители едва ли е най-доброто капиталовложение, тъй като това не са стратегически инвестиции и не носят възвръщаемост. Това изисква по-добър вътрешен контрол.
IV. Бизнесът става международен
Много средни фирми все по-често се опитват да излязат на международния пазар. Това изисква доста по-сложен финансов софтуер, който трябва да се справя с различни валути, да посреща изисквания на международни стандарти, да отговаря на счетоводни изисквания в различни държави и т.н. Най-добре е да помислите за добро решение от доказан доставчик, който има достатъчно внедрени решения, с които да докаже, че може да посрещне не само текущите ви нужди, но и бъдещите.
V. трябва ви сигурна и мощна системна интеграция
Новата ERP система трябва да се интегрира с наличните ви IT системи, като доставки, счетоводство, продажби, човешки ресурси, производство, управление на складове, проекти и т.н. Те всички правят записи в главната счетоводна книга и се отразяват на отчетността и анализа. Компанията също трябва да може да проследява целите процеси – например от поръчката, през фактурата до плащането. Това ще искат от вас и одиторите.
Ако новата система не се справи с интегрирането на старите, то тя ще създаде обърквания и проблеми. Накрая пак можете да се окажете с много различни системи.
Професионалистите предупреждават също за опасността да работите с няколко доставчици на ERP. Според проучване в сайта на TechTarget от 2013 г. 57% от средните компании, участвали в проучването, предпочитат решение за управление на финансите, базирано на ERP, от един доставчик, вместо няколко услуги от най-добрите. С този подход се избягва скъпата интеграция, сложността на системите и управлението на няколко договора.
След като се уверите, че ви трябва ERP решение, ще трябва да изберете такова. Как?
- Трябва да разберете най-напред, че това вече е услуга, а не тривиално внедряване на софтуер при вас.
- Трябва също да не мислите само за това, от което най-спешно се нуждаете – например управление на финансите. Много доставчици предлагат решения от край до край, така че вижте добре какво имат в портфолиото си.
- Основно изискване към финансовото управление е да осигурява стандартизиране на процесите и ефективност на работния поток, както и социално сътрудничество, анализи, лесно използване от неспециализиран персонал.
- Анализите да поддържат възможност за мобилен достъп с цел вземане на решения в реално време.
- Не забравяйте сигурността и надеждността и проучете възможностите на доставчика и как ще защити вашите данни и осигури надеждност на вашите операции. Те трябва да включват сложни мрежи, съоръжения за сигурност, възможности за бекъп и възстановяване, наличие на офиси в различни държави от интерес за вас, които да осигурят, че се поддържат всички местни закони и правила.
Една такава ERP система с отворен код e Odoo на белгийската фирма Odoo s.a.
Източник: http://tvoite.technology/?p=3788
