ERP - ОСНОВНИ ГРЕШКИ

 ERP системата не е типична програма като MS Office например, която може с еднаква степен на ефективност да се инсталира на компютрите в предприятието. Резултатите от ERP системата до голяма степен зависят от нейната настройка за определените задачи в предприятието. Единствено правилно проектираната, и настроена ERP система действително „помага” да направим бизнеса по управляем и „прозрачен” за ръководството на компанията.

Схематичен модел на повечето ERP системи може да се направи по следния начин: в една база данни постъпват всички първични сведения за дейността на фирмата, и на нейната основно програмата създава различни отчети, графики, прогнози, с две думи представя пълноценно аналитическа информация. Стопанските операции се регистрират в системата един път, и тяхното влияние на работата на предприятието може да оцените веднага, получавайки съответния отчет. С две думи основната ценност на ERP системата – в обезпечаването на информационна интеграция във всички функционални области от дейността на фирмата.

Въпреки това, че възможностите на съвременните ERP системи са достатъчно развити и постоянно се развиват, чудото може и да не се случи. Често после внедряването на корпоративна информационна система ръководството продължава да не е доволно от качеството на информационното обезпечение. Например въпреки всички очаквания не се съкращават разходите за труд за изпълнение на рутинните операции, и което е още по-важно, съхраняват се всички недостатъци присъщи на предишната стопанска практика. Не само това, но нерядко проектираната ERP система, е толкова сложна и неадекватна на текущите задачи на фирмата, че не се използва. И това не са единични случаи ! По някой данни за успешни се считат по малко от 50 от внедрените ERP системи.

Причините за неуспешни внедрявания са стотици. Но в тяхната основа като правило стоят нарушения на основополагащите принципи на проектиране на автоматизирани системи за управление. Обикновено проектите за внедрявана на ERP системи не дават очакваните резултати в следствие на тяхното проектиране без отчет на стратегията за развитие на бизнеса нарушен принцип на построяване „от горе – надолу” неправилно увеличение на реинженеринга на бизнес процесите, и тяхното неоправдано подчиняване на изискванията за стандартна функционалност на ERP стандарта, и обратното в следствие на кардинална преработка на функционалността на ERP системата.

Грешка 1 – Проектиране на ERP система без отчет на стратегията за развитие на фирмата.

Това е една от типовите грешки. Разбираемо е че при настройването на системата е невъзможно да бъдат отчетени всички потенциални пътища за развитие на фирмата.

Разбираемо е че с времето ERP системите създадени преди плановете за реконструкция на бизнеса, ще се нуждаят от кардинална модернизация. В противен случай те ще започнат да пречат на управлението и дори на документо-оборота. Създаването и внедряването на пълно функционални ERP системи – продължителен процес, който в големи предприятия може да заеме 3 и даже 5 години. Още повече системата е необходимо да се проектира така че тя да работи в продължение на 3 – 4 години без необходимост от модернизация. За това при проектиране е важно да се представи структурата и мащаба на бизнеса в перспектива – минимум 3 години. Грешки в прогнозирането може да доведат до неоправдани разходи, в частност за покупка на допълнително мрежово оборудване и разходи за Интернет трафик, съставляващи значителна част от поддръжката на ERP системата. Още по-неприятен вариант е когато след година или две става очевидна необходимостта от прехвърляне на ERP системата на друга техническа платформа.

Грешка 2 – Проектиране на ERP система „от долу на горе”.

Да се заложи в ERP системата цялата компания и перспективите за нейното развитие може само при проектиране „от горе на долу”, а не обратно. Създаването на информационна управленческа система е скъпо удоволствие. Регистрация в нея на всички данни появяващи се в компанията е принципно невъзможно. И естествено всеки разработчик проектиране се сблъсква с необходимост от преход от планирания „неограничен” обем информация към някакъв лимит. За това при създаване на ERP система проектиращия винаги решава задачата за избора на значими за взимането на управленчески решения данни в зависимост с цената на тези данни. Във всяко предприятие ежедневно циркулира огромен поток от данни за материално техническите ресурси, клиенти, персонал, производствен потенциал. Възниква въпроса: необходими ли са в ERP системата специфични сведения за количеството полуфабрикати на масата на даден работник в текущ момент при това, че тази информация безспорно се използва от в управленската дейност.

Всяка ниво на управление има свой потребности от информационно обезпечение.

Разпределението на информационния поток ще бъде вярно ако се започне построяването на системата уточнявайки потребностите от информация на най-високото ниво на управление, и постепенно спускане надолу. При този подход на първо място се определят и формират показатели, необходими на висшето ръководство, а също и честотата на тяхното преглеждане. След това се установява необходимостта от данни на следващото в иерархията звено и т.н. По този начин се избягва риска от създаване на система, която ще генерира информация недостатъчна за приемане на управленски решения от страна на висшето ръководство.

На практика проектантите, които не си поставят за цел да създадат информационна поддръжка на висшето ръководство, а се опитват да въведат в системата максимално количество данни, увеличават неоправдано стойността на корпоративната информационна система. В резултат на това мениджмънта страда от недостатъчно информационно обезпечаване.

Ръководството на компанията в най-добрия случай получава достъп към информационно пространство съдържащо огромни масиви от данни. На него практически никога не се подава точна агрегирана информация необходима за взимане на управленско решение. Естествено такава важна цел при създаването и внедряването на ERP като засилване на контрола също не достига.

На практика съществуват не малко примери, когато даже напълно функционална автоматизирана система клас ERP, не удовлетворява потребностите на управленския апарат от информация. Например ръководителя на едно металургично предприятие при анализ на ситуацията с дебиторската задълженост се сблъскал със следния проблем: използваната в работата система можела да предостави единствено неструктурирана таблица на длъжниците без каквато и да е групировка по важност, по тежест в общия обем на задължеността, срокове и т.н.

Необходимо е ERP системата да се проектира, ориентирана към целите на компанията, последователно определяйки вида и характеристиката на информацията, необходима на всяко ниво на управлението започвайки от висшето ръководство.

Грешка № 3 – Недостатъчен реинженеринг на бизнес процесите

Доста често фирмите започнали да внедряват ERP системи, или се съгласяват на реинженеринг на ВСИЧКИ бизнес-процеси, и тяхното подчиняване на изискванията на ERP системата, или настояват на съхранение на наложената вече практика на работа, и съответно на кардинална пренастройка на избраната ERP системата. Тези две крайности пълнят списъка с причините за неуспех на внедряването на ERP система.

В първия случай е голям риска от това, че система създадена в разчет на кардинална пренастройка на бизнес процесите, няма да се използва. Опита показва, че кардинални изменения на бизнес процесите трудно и рядко се преживяват, и усаваршенстването на системата за управление на компанията е по-ефективно по евулюционен път.

Западните ERP системи са разработени с отчитане на световния опит в построяването и оптимизацията на бизнес процесите. От друга страна често използваната от проектантите практика за препратки към западната практика не са съвсем коректна от гледна точка на това, че родните фирми работят в друга икономическа среда, и прехода към западните стандарти не винаги е целесъобразен.

Във втория случай получената система в следствие на доработките и преработките губи своята надеждност. Съответно рязко нараства риска от грешна обработка на въведената информация. Още повече никакви ползи за компанията няма да има от автоматизация на неефективни бизнес процеси. В тази връзка е крайно важно правилно да се определи оптималното съотношение между реинженеринга на бизнес процесите, и доработките на системата.

Грешка 4 – Невярна оценка на икономическата ефективност от внедряването на ERP системи.

Икономическата ефективност от внедряването на ERP система – това навярно е най-сложния въпрос на който предстои да се отговори на ръководството. Разбираемо и че внедряването характеризира не малко разходи за обща автоматизация компютри, сървъри, мрежово оборудване, лицензи, консултантски услуги и д.р.. В тази връзка е важно да се съпоставят разходите за автоматизация на един или друг процес, отчитайки неговото място в ERP системата, с крайните икономически резултати на проекта като цяло. Тоест е необходимо да се отговори на въпроса какво ще даде въвеждането на отчет на съществуващите операции в системата или представянето на определени данни на определен мениджър. Какви загуби това ще помогне да се избегнат? Как да повишим ефективността на използваните ресурси ? Какви резерви ще може да се въвлекат в производствената дейност?

При това помнете, че най-добри резултати от внедряването на ERP системи, се постигат ако системата се проектира за предприятие с добре построена система на управление.

Технология и практика при проектирането на ERP системи.

На практика процеса на проектиране изглежда по следния начин: Клиента формулира общи изисквания към създаваната система, които залагат в основата на концепцията на техническото задание, разработвани от външни проектантски организации. Този процес винаги предшества анализ на производствено стопанската дейност на компанията клиент. Целта на изучаването на бизнес процесите е определянето на тънките места в информационното обезпечение и изваждане на резерви за повишаване на ефективността на работата на компанията. На основата на концепцията се определя контур на създаваната система, а именно: базова ERP система функционална структура информационно обезпечение количество необходими автоматизирани работни места техническо обезпечение. При разработка на концепцията особено внимание се обръща на перспективите за развитие на бизнеса на клиента. Рамките в които е важно да се представят перспективите за развитие на бизнеса, се определят от сроковете за разработка и внедряване на системата зависещи основно от мащаба на компанията: от 6 месеца до 3 години период на функциониране на системата без необходимост от нейната модернизация. Сформиране на основно предпроектно изследване, концепцията може да съдържа няколко основни алтернативни варианти за развитие на автоматизираната система за управление на бизнеса. Всеки вариант е необходимо да се оцени изхождайки от съотношението „стойност/ефективност”. Избор на концепцията се осъществява от клиента и служи за основа на изработката на техническото задание. Тук детайлно се изработват изискванията към системата. Техническото Задание е основния документ определящ изискванията, организацията и провеждането на работите в съответствие на които се осъществява проектирането на ERP системата и нейното предаване на клиента. Следващия етап е разработка на бизнес процесите тип – to be бизнес процеси в условие на функционираща ERP система. Модела се създава на основата на техническото задание и укропнено описва управленските и информационните зависимости в системата. Въпросния етап се явява ключов в работата по създаването на ERP системата. Обяснява с това, че неговите резултати позволяват формирането в сътрудниците и ръководството на компанията виждане за функционирането на тяхното предприятие в условията на използване на ERP. Ефективността на проектите по създаване и внедряване на автоматизирани системи за управление е толкова по-голяма, колкото по-тясно е сътрудничеството между клиента и разработчика на всички етапи от проектирането.